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Vos données, expliquées simplement.

Une école nous confie des informations sur des enfants et leurs familles. Nous prenons cette responsabilité au sérieux. Cette page explique, sans jargon, ce que nous faisons de ces données et ce que nous ne faisons jamais.

Dernière mise à jour : 4 novembre 2026

L'essentiel en 6 points

  • Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne faisons pas de publicité.
  • Les données d'un établissement ne sont jamais visibles depuis un autre.
  • Chacun ne voit que ce qui le concerne : un enseignant, ses classes ; un parent, ses enfants.
  • Les notes et les bulletins n'arrivent chez les familles qu'après validation par l'établissement.
  • Aucun cookie publicitaire ni outil de suivi : seulement ce qui est nécessaire pour vous connecter et retenir vos préférences.
  • Vous pouvez à tout moment consulter, corriger ou demander la suppression de vos données.

Qui est responsable de vos données ?

Deux acteurs interviennent, chacun avec un rôle différent :

  • L'établissement scolaire Il décide quelles informations il enregistre sur ses élèves, ses familles et son personnel, et dans quel but. C'est lui le responsable de ces données. Pour toute question sur le dossier d'un élève, adressez-vous d'abord à l'établissement.
  • O'SKOUL Nous fournissons l'outil et nous l'hébergeons. Nous traitons les données scolaires uniquement pour le compte de l'établissement et selon ses instructions. Nous sommes en revanche responsables des données liées à votre compte (connexion, sécurité) et à l'abonnement.

Quelles données utilisons-nous ?

Nous n'utilisons que les données nécessaires au fonctionnement de la vie scolaire. Voici la liste complète, par catégorie de personnes :

Pour qui ?Données
Tous les utilisateursNom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe (enregistré sous une forme illisible), langue, réglages de sécurité (double authentification), date et adresse IP de la dernière connexion. Lors des opérations sensibles, l'adresse IP et le type de navigateur sont enregistrés dans le journal de sécurité.
ÉlèvesMatricule, nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, photo (si l'établissement en ajoute une), classe et année scolaire, notes, bulletins, présences, absences et retards, et, le cas échéant, date et motif de départ de l'établissement.
Parents et responsablesNom, prénom, téléphone, e-mail, lien avec l'élève (parent, tuteur…), autorisations (voir les notes, justifier les absences), justificatifs d'absence envoyés.
Personnel et enseignantsNom, prénom, coordonnées, rôle dans l'établissement, classes et matières confiées.
Établissements et groupesNom, coordonnées, logo, organisation de l'année scolaire, abonnement, factures et paiements.

Nous ne collectons pas de données de santé, d'opinions, de religion ou de localisation précise. Nous ne demandons pas de numéro de carte bancaire pour l'inscription.

Pages publiques (accueil, annuaire des établissements) : pour afficher les établissements de votre pays, nous déduisons le pays de votre visite à partir de l'adresse IP, ou de la langue de votre navigateur. Seul le code du pays est utilisé ; cette adresse IP n'est ni enregistrée ni journalisée à cette fin. La correspondance entre adresse IP et pays provient de la base IP Geolocation by DB-IP (https://db-ip.com) (licence CC BY 4.0). Vous pouvez choisir un autre pays à tout moment.

Pourquoi utilisons-nous ces données ?

  • Gérer la scolarité : inscriptions, classes, notes, bulletins, présences.
  • Informer les familles : résultats publiés, absences, annonces de l'établissement.
  • Sécuriser les comptes : connexion, codes de vérification, détection des accès anormaux.
  • Garder une trace des opérations sensibles, pour pouvoir vérifier qui a fait quoi en cas d'erreur ou de litige.
  • Gérer l'abonnement de l'établissement : factures et paiements.

C'est tout. Nous n'utilisons pas vos données pour faire de la publicité, créer des profils commerciaux ou les revendre.

Qui peut voir les données ?

  • La direction et l'administration de l'établissement : les données de leur établissement uniquement.
  • Un enseignant : seulement les classes et les matières qui lui sont confiées.
  • Un parent : seulement les enfants dont il est responsable autorisé, et seulement les notes validées et publiées.
  • Un élève : seulement ses propres résultats et les annonces qui lui sont destinées, si l'établissement lui ouvre un accès.
  • L'équipe O'SKOUL : les administrateurs de la plateforme gèrent les comptes clients et l'abonnement, sans accès aux données des élèves. Les personnes chargées de la maintenance technique n'y accèdent que si c'est nécessaire pour résoudre un problème.

Ces règles sont vérifiées par le serveur à chaque demande, et pas seulement par l'affichage de l'écran.

Partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Nous faisons seulement appel à quelques prestataires techniques indispensables, qui n'ont pas le droit d'utiliser les données pour eux-mêmes :

  • Hébergement des serveurs : À COMPLÉTER : nom de l'hébergeur et pays où sont situés les serveurs.
  • Envoi des e-mails, et des SMS lorsqu'ils sont activés (codes de connexion, notifications) : les prestataires reçoivent uniquement l'adresse ou le numéro du destinataire et le contenu du message.
  • WhatsApp (Meta), uniquement si vous l'activez vous-même dans vos préférences de notification : Meta reçoit votre numéro, le nom de l'établissement, un titre court (par exemple « Bulletin disponible » ou « Absence de Awa ») et un lien. Les notes, les motifs d'absence et le contenu des annonces ne sont pas envoyés. Répondez STOP pour arrêter à tout moment.
  • Paiement des abonnements : le prestataire de paiement (GeniusPay) traite les paiements des établissements. O'SKOUL ne voit ni ne conserve les informations de carte ou de compte mobile.

Nous pouvons aussi être obligés de transmettre des données à une autorité, uniquement si la loi l'exige.

Combien de temps gardons-nous les données ?

  • Les codes de vérification à usage unique sont supprimés automatiquement au bout de 24 heures.
  • Une session de connexion expire après une période d'inactivité. Les sessions non connectées sont supprimées au bout d'une heure.
  • Le dossier scolaire d'un élève est conservé tant que l'établissement utilise O'SKOUL. Quand un élève quitte l'établissement, son dossier est archivé, pas effacé, pour que l'école garde l'historique de ses notes et bulletins.
  • Le journal des opérations sensibles est conservé pour la sécurité et la traçabilité.
  • Quand un établissement arrête d'utiliser O'SKOUL, ses données sont restituées ou supprimées dans le délai suivant : À COMPLÉTER : délai après la fin de l'abonnement.

Comment protégeons-nous les données ?

  • Connexion chiffrée (HTTPS) entre votre appareil et nos serveurs.
  • Mots de passe enregistrés sous une forme illisible, même pour nous.
  • Code de vérification à usage unique et double authentification possible.
  • Sessions qui expirent automatiquement et cookies de connexion protégés.
  • Accès limités selon le rôle de chacun, vérifiés à chaque demande.
  • Journal des opérations sensibles (qui, quoi, quand).

Cookies et stockage sur votre appareil

O'SKOUL utilise uniquement ce qui est indispensable au fonctionnement du service :

  • Un cookie de session, pour vous garder connecté en toute sécurité.
  • Un cookie de protection contre les attaques par falsification de requête (CSRF).
  • Votre choix de thème (clair ou sombre), enregistré dans votre navigateur.
  • Le pays que vous choisissez sur les pages publiques (cookie « oskoul_country », conservé un an), pour afficher les établissements de ce pays.

Aucun cookie publicitaire, aucun outil de mesure d'audience, aucun traceur de réseau social. C'est pourquoi nous ne vous affichons pas de bandeau de consentement.

Les données des enfants

La plupart des élèves sont mineurs. Leurs données sont enregistrées par l'établissement, dans le cadre de sa mission éducative. L'établissement décide si un élève a un accès direct à O'SKOUL. Les parents et responsables légaux exercent les droits de leurs enfants mineurs.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment :

  • savoir quelles données vous concernent et en obtenir une copie ;
  • faire corriger une information inexacte ;
  • demander la suppression de vos données, sauf si l'établissement doit les conserver (par exemple, l'historique des bulletins) ;
  • vous opposer à un usage ou demander qu'il soit limité ;
  • retirer une autorisation que vous avez donnée.

Comment faire ?

  1. Pour le dossier d'un élève (notes, absences, coordonnées) : contactez d'abord l'établissement, qui est responsable de ces données.
  2. Pour votre compte ou toute autre question : écrivez-nous à info@smartbiz-systems.com.
  3. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de prouver votre identité, pour protéger vos données.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. En Côte d'Ivoire, il s'agit de l'ARTCI (Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire), qui veille à l'application de la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel.

Nous contacter

SMARTBIZ · info@smartbiz-systems.com

Nous pouvons modifier cette page, par exemple quand une fonctionnalité change. La date de mise à jour est indiquée en haut. En cas de changement important, les établissements clients en sont informés.

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